Les 10 formules Excel indispensables à connaître absolument

Bien plus qu’un simple tableur, Excel est devenu un outil indispensable dans notre quotidien professionnel et personnel. Que vous soyez comptable, commercial, étudiant ou simplement quelqu’un qui aime organiser ses données, maîtriser les formules de ce logiciel peut augmenter votre productivité en automatisant des tâches complexes et en simplifiant les calculs.

Autrement dit, ces formules pratiques permettent de réaliser des calculs complexes, de prendre des décisions en fonction de critères précis et surtout de manipuler des données de manière flexible. Voici les 10 formules Excel les plus incontournables que tout utilisateur devrait connaître !

1. La formule =SOMME

Largement utilisée dans Excel, la formule =SOMME permet d’additionner rapidement des valeurs dans une plage de cellules, qu’il s’agisse de colonnes, de lignes ou de chiffres isolés. Utilisée couramment dans les rapports financiers, les budgets et les analyses de données, cette formule Excel offre une solution rapide et simplifie le processus de calcul.

S’agissant de son mode d’utilisation, il suffit de :

• Sélectionner une cellule vide où afficher le résultat, puis de taper =SOMME ().

• Saisir entre les parenthèses la plage de cellules à additionner. Par exemple =SOMME (B1:B12) pour totaliser les valeurs de la colonne B, lignes 1 à 12.

Il faut préciser que la formule =SOMME peut également être utilisée pour additionner des cellules non adjacentes en séparant chaque plage par une virgule comme dans =SOMME (A1: A10, C1:C10). Cette simplicité d’usage en fait une compétence de base essentielle dans l’apprentissage d’Excel. Pour maîtriser ces formules de base et bien d’autres, suivre des cours d’Excel chez Superprof s’avère une excellente option. Cette plateforme met en effet en relation des élèves avec des professeurs particuliers spécialisés, facilitant ainsi un apprentissage personnalisé et efficace.

2. La formule =RECHERCHE

La formule =RECHERCHE est une fonction utilisée pour trouver une valeur spécifique dans une plage de données. Elle est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de rechercher une information précise dans des tableaux volumineux comme un prix de produit, un nom dans une liste ou toute autre donnée spécifique. En d’autres termes, la formule =RECHERCHE vous épargne de parcourir manuellement des colonnes entières, ce qui améliore votre efficacité et votre précision.

Pour l’utiliser, vous devez saisir la formule dans une cellule vide en respectant la syntaxe suivante : =RECHERCHE (valeur_cherchée, plage_recherche, plage_résultats). Par exemple, pour trouver le prix d’un produit spécifique, vous pouvez utiliser =RECHERCHE (« ProduitX », A2:A10, B2:B10), où « ProduitX » est la valeur recherchée, A2:A10 est la plage où Excel doit chercher cette valeur, et B2:B10 est la plage où Excel doit retourner la valeur correspondante.

3. La formule =MOYENNE

Essentielle pour calculer la moyenne arithmétique d’une série de nombres, la formule =MOYENNE est largement utilisée dans divers domaines, que ce soit pour évaluer les performances des élèves, suivre les ventes hebdomadaires ou analyser les dépenses mensuelles.

En ce qui concerne son mode d’application, pour calculer la moyenne d’une plage de cellules, il vous suffira de saisir la formule sous la forme =MOYENNE (plage_de_valeurs). Par exemple, si vous souhaitez calculer la moyenne des notes des étudiants listées dans les cellules F1 à F10, il suffit de taper =MOYENNE (F1:F10).

4. Les formules =MIN & =MAX

Les formules =MIN et =MAX ont pour fonction d’identifier rapidement les valeurs minimale et maximale dans une plage de données. Techniquement, elles permettent de repérer les extrêmes d’un ensemble de chiffres, qu’il s’agisse de performances, de prix ou encore de mesures physiques. Ces formules sont particulièrement utiles pour identifier les valeurs aberrantes ou pour vérifier les limites des données.

Pour utiliser ces formules, il suffit de sélectionner la cellule où vous souhaitez afficher le résultat, puis de taper la formule correspondante. Par exemple, pour trouver la valeur minimale dans la plage A1:A10, vous entrerez =MIN (A1:A10).

De même, pour la valeur maximale, vous utiliserez =MAX(A1:A10). Il est à noter que ces formules peuvent être appliquées à des plages de cellules continues ou discontinues en séparant les différentes plages par des points-virgules.

5. La formule =SI.ERREUR

Le rôle de la formule =SI.ERREUR est de gérer les erreurs dans les calculs et les formules Excel. Elle permet de remplacer un message d’erreur (#DIV/0 ! ou #N/A) par un contenu personnalisé ou une valeur alternative.

La syntaxe de la formule est la suivante : =SI.ERREUR (valeur ; valeur_si_erreur). Le premier argument correspond à la formule ou au calcul à exécuter. Si une erreur survient, le second argument est utilisé comme valeur de substitution. Par exemple, =SI.ERREUR (RECHERCHEV [« ProduitX », A2:B10, 2, FAUX], « Produit non trouvé ») affichera « Produit non trouvé » au lieu de # N/A si « ProduitX » n’est pas dans la liste.

6. La formule =MAINTENANT

Considérée comme une fonction dynamique, la formule =MAINTENANT permet d’afficher automatiquement la date et l’heure actuelles dans une cellule Excel. Très pratique pour les tâches nécessitant un suivi temporel précis, elle actualise ses données en temps réel à chaque modification du fichier ou recalcul des formules.

La formule s’utilise très simplement en tapant =MAINTENANT () dans une cellule puis en appuyant sur Entrée. Ici, aucun argument supplémentaire n’est requis. Toutefois, si vous avez besoin de figer la date et l’heure à un moment précis, vous pouvez copier la cellule contenant la formule et utiliser l’option « Collage spécial » pour coller les valeurs uniquement.

7. La formule =SI

À la fois puissante et polyvalente, la formule =SI permet de créer des conditions logiques dans les feuilles de calcul. De manière précise, elle permet d’effectuer des tests dans les cellules et de renvoyer un résultat différent selon que la condition soit vraie ou fausse. Par ailleurs, elle est utilisée dans divers contextes, notamment pour la création de rapports dynamiques ou pour l’évaluation de performances selon des critères spécifiques.

Pour utiliser la formule =SI, il faudra spécifier trois arguments : le test logique, la valeur à renvoyer si le test est vrai et la valeur à renvoyer si le test est faux. Par exemple, =SI (A1>10, “Oui”, “Non”) vérifie si la valeur de la cellule A1 est supérieure à 10. Si c’est le cas, la formule renvoie « Oui », sinon elle renvoie « Non ».

8. La formule =ARRONDI

La fonction =ARRONDI dans Excel est utilisée pour arrondir des nombres à un nombre précis de décimales. Elle est particulièrement utile lorsque l’on souhaite simplifier des résultats ou afficher des chiffres dans un format standardisé. À titre indicatif, elle est utile pour des présentations financières, des rapports ou des devis.

S’agissant de son mode d’application, la formule =ARRONDI s’utilise en spécifiant le nombre à arrondir et le nombre de décimales souhaité. La syntaxe est =ARRONDI (nombre ; nombre_de_décimales). Par exemple, pour arrondir le nombre 123.4567 à deux décimales, il faudra utiliser =ARRONDI (123.4567, 2), ce qui donnerait 123.46. Cette formule peut également être utilisée pour arrondir à l’unité la plus proche en spécifiant zéro comme nombre de décimales, comme dans =ARRONDI (123.4567, 0), qui donnerait 123.

9. La formule =NB

En termes d’utilité, la formule =NB aide à compter facilement le nombre de cellules contenant des nombres dans une plage spécifiée. Cette fonction est davantage utile pour les analyses de données où il est nécessaire de quantifier les entrées numériques, que ce soit pour évaluer le volume de ventes, déterminer la quantité de réponses dans un sondage ou simplement pour savoir combien de chiffres sont présents dans une série de données.

La syntaxe de la fonction =NB est simple : =NB (plage). La plage fait référence aux cellules que vous souhaitez analyser. Par exemple, pour compter les cellules contenant des nombres dans la plage A1 à A10, vous utiliseriez =NB(A1:A10).

10. La formule =CONCAT

La formule =CONCAT est utilisée pour combiner des textes de plusieurs cellules en une seule. Dans la pratique, elle est utilisée pour fusionner des informations textuelles telles que des prénoms et noms, des adresses ou des descriptions de produits.

La syntaxe de =CONCAT est =CONCAT (texte1, texte2,…). Pour ce faire, vous devez spécifier les cellules à combiner. Par exemple, pour fusionner les contenus des cellules A1 et B1, vous utiliseriez =CONCAT (A1, B1). Vous pouvez également ajouter des espaces ou d’autres caractères entre les textes en les incluant dans la formule, comme dans =CONCAT (A1, « », B1) pour ajouter un espace entre les deux textes.